1. Preâmbulo

O Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e que revoga a Diretiva 95/46/CE (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados) (doravante « RGPD »), conjugado com a Lei n.º 58/2019, de 8 de Agosto, que assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do referido Regulamento, determinam o quadro legal aplicável aos tratamentos de dados pessoais.

O RGPD veio reforçar os direitos e as obrigações dos responsáveis pelos tratamentos, dos subcontratantes, dos titulares e, bem assim, dos destinatários dos dados pessoais.

No âmbito da sua atividade, a sociedade de advogados António Frutuoso de Melo e Associados, Sociedade de Advogados, SP RL, com sede na Avenida da Liberdade, 38-1º - 1250-145 Lisboa, pessoa coletiva n.º 504022571, número de telefone +(351) 213 218 600 (doravante « AFMA »), procede ao tratamento dos dados pessoais dos seus clientes e demais contactos.

Para efeitos da presente Política, entende-se por:

• «Cliente (s)»: designa qualquer pessoa singular ou coletiva cliente da AFMA; compreende os colaboradores de clientes (empresas);
• «Contacto(s)»: designa qualquer pessoa singular ou coletiva que se relacione com a AFMA mas que não seja Cliente (potenciais clientes, contrapartes, parceiros, candidatos, …);
• «Responsável pelo tratamento»: designa a pessoa singular ou coletiva que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais; para efeitos da presente Política, o responsável pelo tratamento é a AFMA;
• «Subcontratante»: designa uma pessoa singular ou coletiva que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes; no caso vertente, trata-se dos prestadores de serviços com os quais a AFMA trabalha e que podem, no âmbito da sua prestação de serviços, realizar operações de tratamento dos dados pessoais sob a responsabilidade da AFMA;
• «Titulares»: designa as pessoas singulares que podem ser identificadas ou são suscetíveis de serem identificáveis, direta ou indiretamente; no âmbito da presente Política, os Titulares são definidos como “Clientes” ou “Contactos”;
• «Destinatários»: designa uma pessoa singular ou coletiva que recebe comunicações de dados pessoais, independentemente de se tratar ou não de um terceiro. No caso vertente, os destinatários dos dados pessoais podem ser tanto internos como organismos externos à AFMA (prestadores de serviços de apoio (contabilidade, IT, etc.), entidades judiciais e auxiliares (tribunais, agentes de execução, etc.), etc.).

Nos termos do disposto no artigo 12.º do RGPD, o responsável pelo tratamento deve prestar aos titulares as informações sobre os respetivos direitos de forma concisa, transparente, inteligível e de fácil acesso, utilizando uma linguagem clara e simples.

2. Objeto

Para satisfazer as necessidades da sua atividade, a AFMA procede ao tratamento de dados pessoais relativos aos seus Clientes e aos seus Contactos.

A presente política tem como objetivo assegurar o cumprimento da obrigação de informação que impende sobre a AFMA e, bem assim, formalizar os direitos e as obrigações dos seus Clientes e dos seus Contactos no que respeita ao tratamento dos seus dados pessoais.

3. Âmbito

A presente política de proteção de dados pessoais aplica-se no âmbito do tratamento dos dados pessoais dos Titulares.

A presente política aplica-se unicamente aos tratamentos relativamente aos quais a AFMA acuta como Responsável.

O tratamento de dados pessoais pode ser assegurado diretamente pela AFMA ou por intermédio de um Subcontratante designado para o efeito.

4. Princípios gerais e compromisso

A AFMA apenas procede ao tratamento de dados pessoais dos Titulares que tenham sido recolhidos no âmbito da prestação dos seus serviços e para efeito da prestação dos referidos serviços, ou que sejam processados em relação com os referidos serviços, e sempre no estrito cumprimento dos princípios gerais do RGPD.

Qualquer outro tratamento, alteração ou eliminação de um tratamento de dados pessoais existente será levado ao conhecimento dos Titulares por alteração da presente Política.

5. Tipos de dados recolhidos

A AFMA pode tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

DADOS DE CARÁCTER NÃO TÉCNICO (consoante os casos)

• Identificação: nome, apelido, título, função, pseudónimo, data de nascimento, sexo, número do cartão de cidadão, passaporte e número de contribuinte, naturalidade, nacionalidade, estado civil;
• Contactos: Telefone, telemóvel, endereço de correio eletrónico (e-mail), morada postal, etc.;
• Educação e experiência profissional: educação, qualificações, certificações, línguas, curricula, informações do antigo empregador;
• Dados profissionais: cargo, função, descrição da função, empresa, morada do escritório;
• Dados de atividade profissional: atividades de negócio, informações relativas a processos e dossiers, informações relativas a diligências;
• Vida pessoal (familiar ou patrimonial);
• Dados de faturação: dados bancários, honorários, despesas de deslocação e comunicações por conta do cliente.

DADOS TÉCNICOS (consoante os casos)

Dados de identificação (IP)
Dados de ligação (logs designadamente)

A AFMA não procede ao tratamento de categorias especiais de dados pessoais, conforme previsto no artigo 9.º do RGPD, salvo “se o tratamento for necessário à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial ou sempre que os tribunais atuem no exercício da sua função jurisdicional”, nos termos do disposto no artigo 9.º, n.º 2, alínea f) do RGPD.

6. Origem dos dados

A AFMA recolhe os dados dos Titulares através das seguintes formas:

• Dados fornecidos pelos Titulares no âmbito de um caso, de um processo ou de um dossier entregue à AFMA para que esta assegure o respetivo patrocínio, aconselhamento, assessoria jurídica;
• Cartões pessoais.

Os dados pessoais dos Titulares podem ser recolhidos por vários meios, designadamente suporte papel, por correio eletrónico (e-mail), por correio postal, presencialmente.

7. Finalidades do tratamento

Consoante os casos, a AFMA procede aos tratamentos dos dados pessoais dos Titulares para as seguintes finalidades:

• Prestação de serviços de advocacia: tratamento dos casos, processos ou dossiers entregues à AFMA para que esta assegure o respetivo patrocínio, aconselhamento, assessoria jurídica (inclui abertura de cliente e dossier, registo das propostas de serviços apresentadas, comunicações com o Cliente, com outras partes e/ou entidades públicas, incluindo tribunais, arquivo de documentação em suporte digital e em suporte físico);
• Gestão da relação com o Cliente;
• Envio de informações (legal alerts);
• Prestação de informação (por telefone ou por e-mail);
• Processamento contabilístico (inclui contabilização de despesas, controlo de custos e de reembolsos (e.g., despesas de deslocação a suportar pelos clientes), faturação e gestão de contas correntes, manutenção de arquivo de registos contabilísticos e documentação de suporte);
• Respostas a concursos públicos ou a pedidos de propostas;
• Recrutamento e seleção;
• Envio de votos e outras mensagens de cortesia por parte da AFMA;
• Melhoria dos nossos serviços;
• Cumprimento das suas obrigações legais, nomeadamente as relativas ao combate ao branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo (BC-FT);
• Assegurar a segurança da rede e de informação (prestação de assistência técnica, prevenção e deteção de fraude, etc.);
• Análise estatística.

8. Fundamento de licitude

As finalidades do tratamento supra referidas têm os seguintes fundamentos de licitude:

a) Consentimento do Titular para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas;

b) Tratamento necessário para a execução de um contrato no qual o Titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do Titular dos dados;

c) Tratamento necessário para o cumprimento de uma obrigação legal a que a AFMA esteja sujeita;

d) Tratamento necessário para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pela AFMA ou por terceiros, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do Titular que exijam a proteção dos dados pessoais, em especial se o titular for uma criança.

9. Destinatários dos dados

A AFMA garante que os dados pessoais sejam somente acedidos por destinatários internos ou destinatários externos autorizados.
A AFMA pode partilhar os dados pessoais dos Titulares com as seguintes entidades:

Destinatários internos:

• Advogados, incluindo advogados estagiários;
• Pessoal administrativo.

Destinatários externos:

• Contrapartes;
• Tribunais, autoridades regulatórias, instituições governamentais, agentes de execução, administradores judiciais, outros advogados, peritos, inspetores, etc.;
• Autoridades públicas, Ordem dos Advogados;
• Administração pública (Instituto dos Registos e Notariado, Conservatórias do Registo Comercial, Predial, Automóvel, Autoridade Tributária, etc.);
• Prestadores de serviços (serviços de tradução, serviços de TI, serviços de comunicações, serviços de arquivo digital e físico, etc.).

Nos casos em que a transmissão de dados pessoais para as entidades acima referidas envolva uma transferência internacional dos dados pessoais (i.e., para fora da União Europeia), a AFMA:

(i) realizará a transferência com base em decisão de adequação da Comissão, nos termos da qual o país ou organização internacional em causa garante um nível de proteção de dados pessoais equivalente ao decorrente da legislação da União Europeia; ou

(ii) caso não exista decisão de adequação da Comissão, assegurará que essas transferências de dados se realizam no estrito cumprimento das disposições legais e que são implementadas garantias adequadas para assegurar a proteção dos dados pessoais.

10. Prazo de conservação

O prazo de conservação dos dados pessoais é definido pela AFMA em função dos constrangimentos legais e contratuais que impendem sobre ela, designadamente os prazos legais de prescrição da responsabilidade civil.

De acordo com as finalidades do tratamento, os prazos de conservação dos dados pessoais são os seguintes:

• Serviços de advocacia: 20 (vinte) anos após a cessação da relação contratual.
• Cumprimento de obrigações legais em matéria de BC-FT: 7 (sete) anos contados a partir da data em que a identificação se processou ou, no caso das relações de negócio, após o termo das mesmas.
• Faturação e gestão contabilística: 10 (dez) anos.
• Recrutamento e seleção: 2 (dois) anos, contados desde a entrega da candidatura ou curriculum, caso não se estabeleça qualquer relação com o candidato.

11. Direito de acesso

Os Titulares têm o direito de obter da AFMA a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento e, se for esse o caso, o direito de aceder aos seus dados pessoais.

Os Titulares têm o direito de solicitar à AFMA uma cópia dos seus dados pessoais em fase de tratamento. Para fornecer outras cópias solicitadas pelo titular dos dados, a AFMA poderá exigir o pagamento de uma taxa razoável tendo em conta os custos administrativos. Se os Titulares apresentarem o pedido por meios eletrónicos, e salvo pedido em contrário, a informação será fornecida em formato eletrónico.

Os Titulares são informados de que o direito de acesso não pode incidir sobre informações ou dados confidenciais ou ainda sobre dados cuja comunicação não é permitida por lei. O direito de acesso não permite o acesso a documentos entregues à AFMA e sujeitos a segredo profissional.

12. Atualização e Retificação

Os Titulares têm o direito de obter da AFMA a retificação dos dados pessoais inexatos que lhes digam respeito. Tendo em conta as finalidades do tratamento, os Titulares têm direito a que os seus dados pessoais incompletos sejam completados, incluindo por meio de uma declaração adicional.

Os Titulares devem exercer este direito junto do seu interlocutor habitual ou, em alternativa, enviando o respetivo pedido por e-mail para: afma@afma.pt.

Os Titulares são responsáveis pela atualização dos respetivos dados pessoais junto da AFMA.

13. Direito ao apagamento dos dados

O direito ao apagamento dos dados pessoais dos Titulares não será aplicável quando o tratamento seja necessário para cumprimento de uma obrigação legal ou ainda para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.

Com exceção da situação acima referida, os Titulares têm o direito de obter da AFMA o apagamento dos seus dados pessoais, quando se aplique um dos seguintes motivos:

a) Os dados pessoais deixaram de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento;

b) Os Titulares retiram o consentimento em que se baseia o tratamento dos dados e não existe outro fundamento de legitimidade para o tratamento dos referidos dados;

c) Os Titulares opõem-se ao tratamento dos seus dados pessoais efetuado com fundamento nos interesses legítimos da AFMA e não existem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem o tratamento.

14. Direito à limitação do tratamento

Os Titulares têm o direito de obter da AFMA a limitação do tratamento, se se aplicar uma das seguintes situações:

a) Contestar a exatidão dos dados pessoais, durante um período que permita à AFMA verificar a sua exatidão;

b) O tratamento for ilícito e os Titulares se opuserem ao apagamento dos dados pessoais e solicitar, em contrapartida, a limitação da sua utilização;

c) A AFMA já não precisar dos dados pessoais para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelos Titulares para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;

d) Os Titulares se tiverem oposto ao tratamento, até se verificar que os motivos legítimos da AFMA prevalecem sobre os dos Titulares.

15. Direito de portabilidade dos dados

A AFMA assegura aos Titulares o direito de portabilidade dos dados pessoais que lhe digam respeito, desde que esses dados tenham sido fornecidos diretamente pelo Cliente ou pelo Contacto, consoante aplicável, e o tratamento seja baseado no consentimento dos Titulares ou num contrato em que estes sejam parte. Nesse caso, os dados pessoais serão comunicados pela AFMA num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática.

16. Direito de oposição

Os Titulares têm o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito designadamente aqueles que sejam baseados nos interesses legítimos prosseguidos pela AFMA.

Em caso de exercício do direito de oposição pelos Titulares, a AFMA cessará o tratamento dos dados pessoais, a não ser que apresente razões imperiosas e legítimas para esse tratamento que prevaleçam sobre os interesses, direitos e liberdades dos Titulares, ou para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.

17. Direito a retirar o consentimento

Se o consentimento for legalmente necessário para o tratamento de dados pessoais, os Titulares dos dados têm o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento.

A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado pela AFMA com base no consentimento previamente dado, nem o tratamento posterior dos mesmos dados, baseado noutro fundamento de licitude, como é o caso da execução do contrato ou do cumprimento da obrigação legal a que a AFMA esteja sujeita.

18. Decisão individual automatizada

A AFMA não adota decisões individuais automatizadas.

19. Direito post mortem

Os Titulares podem, nos termos legais aplicáveis, deixar determinadas as condições em que pretendem que sejam exercidos nomeadamente os direitos de acesso, retificação e apagamento, após a sua morte, podendo ainda determinar a impossibilidade de exercício dos direitos referidos no número anterior.

A comunicação de diretrizes específicas post-mortem e o exercício dos direitos pelos Titulares deverão ser efetuados por e-mail para o endereço: afma@afma.pt ou por correio postal para a seguinte morada: António Frutuoso de Melo e Associados - Sociedade de Advogados, SP RL, Avenida da Liberdade, 38-1º - 1250-145 Lisboa, acompanhada de cópia do documento de identificação devidamente assinada pelos Titulares.

20. Exercício dos direitos

Nos termos da legislação aplicável em matéria de proteção de dados pessoais, os direitos supra referidos de que beneficiam os Titulares são direitos de natureza individual que só podem ser exercidos pelos interessados relativamente aos seus próprios dados pessoais. Para cumprimento desta obrigação, a AFMA exigirá a comprovação da identidade dos interessados.

Caso os Titulares pretendam exercer qualquer um dos seus direitos, deverá contactar a AFMA, remetendo o seu pedido por escrito para a seguinte morada: António Frutuoso de Melo e Associados, SP, SL, Avenida da Liberdade, n.º 38 – 1.º andar, 1250-145 Lisboa ou por e-mail: afma@afma.pt. O pedido deve ser apresentado pelo próprio, acompanhado de cópia de um documento de identificação válido.

21. Carácter facultativo ou obrigatório das respostas

Os Titulares são informados, em cada um dos suportes de recolha, do carácter obrigatório ou facultativo das respostas pela inserção de um asterisco.

No caso de as respostas serem de cariz obrigatório, a AFMA indicará aos Titulares quais as consequências de não fornecer esses dados.

22. Direito de utilização

É conferido à AFMA pelos Titulares um direito de utilização e de tratamento dos seus dados pessoais para as finalidades acima indicadas.

No entanto, os dados que sejam produzidos pela AFMA a partir dos dados pessoais originários, fruto de um processamento e análise realizados pela AFMA, são propriedade exclusiva da AFMA (análise, estatísticas, etc.).

23. Subcontratação

A AFMA poderá recorrer a qualquer Subcontratante da sua escolha no âmbito do tratamento dos dados pessoais dos Titulares.

Caso recorra a um Subcontratante, a AFMA garantirá o cumprimento pelo Subcontratante das suas obrigações decorrentes do RGPD e demais legislação aplicável.

A AFMA compromete-se a celebrar com os seus Subcontratantes um contrato escrito nos termos do qual estes se comprometem ao cumprimento das mesmas obrigações que a AFMA. Para além disso, a AFMA reserva-se o direito de conduzir auditorias e/ou inspeções, diretamente ou por intermédio de terceiro mandatado para o efeito, junto dos Subcontratantes, com vista à verificação do cumprimento das obrigações que impendem sobre estes últimos.

24. Segurança e Confidencialidade

Tendo em conta as técnicas mais avançadas, os custos de aplicação e a natureza, o âmbito, o contexto e as finalidades do tratamento, bem como os riscos, de probabilidade e gravidade variável, para os direitos e liberdades dos Titulares, a AFMA definiu e implementou as medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado, para acautelar designadamente a destruição, perda e alteração acidentais ou ilícitas, e a divulgação ou ao acesso não autorizados, de dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.

As medidas adotadas pela AFMA compreendem designadamente:

• A utilização de medidas de segurança no acesso físico às instalações;
• A segurança no acesso aos computadores e telemóveis (alteração regular do código de acesso);
• Login e password para todas as aplicações profissionais;
• Gestão dos acessos ao servidor informático (acessos limitados em função das áreas de atividade (departamento financeiro e contabilidade));
• Acesso por VPN nas ligações à distância;
• Palavra-passe complexa para acesso à rede WIFI do escritório, alterada regularmente.

Para este efeito, a AFMA recorre a um prestador de serviços externo, podendo ainda solicitar a qualquer entidade terceira à sua escolha, com a frequência que entender, a realização de auditorias de vulnerabilidade ou de testes de intrusão.

No âmbito da subcontratação de parte ou da totalidade do tratamento de dados pessoais, a AFMA compromete-se a exigir contratualmente que os Subcontratantes assegurem a segurança dos dados pessoais mediante a implementação de medidas técnicas de proteção desses dados e a existência de recursos humanos adequados.

A AFMA respeita também a confidencialidade dos dados pessoais que recolhe no âmbito da sua atividade. Como tal, não vende, distribui ou de qualquer outro modo disponibiliza comercialmente a informação dos Titulares a qualquer terceiro. A AFMA assume o compromisso de manter confidencial a informação dos Titulares de acordo com a presente Política e a legislação aplicável.

25. Violação de dados pessoais

Em caso de violação de dados pessoais, a AFMA compromete-se a notificar desse facto a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), sempre que possível, até 72 horas após ter tido conhecimento da mesma, a menos que a violação dos dados pessoais não seja suscetível de resultar num risco para os direitos e liberdades dos Titulares.

Quando a violação dos dados pessoais for suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades dos Titulares, a AFMA compromete-se a comunicar a violação de dados pessoais aos Titulares dos dados, acompanhada da descrição da natureza da violação dos dados pessoais e a fornecer as seguintes informações:

• Nome e os contactos do ponto de contacto onde possam ser obtidas mais informações;
• Descrição das consequências prováveis da violação de dados pessoais; e
• Descrição das medidas adotadas ou propostas pela AFMA para reparar a violação de dados pessoais, inclusive, se for caso disso, medidas para atenuar os seus eventuais efeitos negativos.

26. Ponto de contacto « dados pessoais »

A AFMA designou internamente um ponto de contacto para as questões relacionadas com o tratamento de dados pessoais.

Os dados do ponto de contacto « dados pessoais » são os seguintes:

Rita Nina, António Frutuoso de Melo e Associados - Sociedade de Advogados, SP RL
Avenida da Liberdade, 38-1º
1250-145 Lisboa Portugal
Tel (351)213218600
privacidade@afma.pt

27. Registos das atividades de tratamento

A AFMA não tem a obrigação legal de manter registos das suas atividades de tratamento sob a sua responsabilidade.

28. Direito de apresentar uma reclamação junto da CNPD

Os Titulares são informados que têm o direito de apresentar uma reclamação junto da CNPD caso considerem que o tratamento de dados pessoais que lhes digam respeito não está em conformidade com a legislação em vigor em matéria de proteção de dados pessoais, para a seguinte morada:

Comissão Nacional de Proteção de Dados - CNPD
Av. D. Carlos I, 134 - 1.º 1200-651 Lisboa
Tel: +351 213928400
Fax: +351 213976832
e-mail: geral@cnpd.pt

29. Alterações

A presente Política poderá ser alterada ou completada pela AFMA a qualquer momento em caso de alteração legislativa, evolução jurisprudencial, das decisões e recomendações da CNPD ou dos usos.

Qualquer nova versão da presente Política será levada ao conhecimento dos Titulares por qualquer meio de comunicação à escolha da AFMA, incluindo por meios eletrónicos (difusão por e-mail ou disponibilização no sítio internet da AFMA).

30. Para mais informações

Para quaisquer informações adicionais, poderá contactar o nosso ponto de contacto « dados pessoais » para o seguinte endereço de correio eletrónico: privacidade@afma.pt

Para qualquer informação de cariz geral sobre proteção de dados poderá consultar o sítio da internet da CNPD: https://www.cnpd.pt/

Atualizado em 30 de setembro de 2020